Mandat : Coordonnateur.trice et adjoint.e à la direction

Description
Il s’agit d’un mandat de gestion dans le milieu culturel. La personne retenue devra soutenir la direction générale et artistique dans tous les aspects de son mandat : 1) administratif et organisationnel; 2) artistique; 3) communications et rayonnement; 4) développement et partenariats. Elle est également appelée à faire du travail administratif pour notre partenaire financier principal.

Les tâches sont diversifiées et se déclinent selon les priorités des différents projets de la compagnie : créations, diffusion, médiation, festival.

La personne recherchée doit être autonome et organisée, car elle sera amenée à assurer la permanence au bureau et à travailler régulièrement seule. Si votre profil correspond à 70 % de ce qui est ici affiché et que vous êtes motivé.e, nous vous encourageons à postuler : il y a de la place chez nous pour l’apprentissage et le développement.
 
Description des tâches principales

  1. Identifier les programmes de financement disponibles (publics et privés) et participer à l’organisation des activités de levée de fonds.
  2. Coordonner et participer à la rédaction des demandes et rapports de subvention (révision des textes, rapports financiers et statistiques, archivage).
  3. Participer à la préparation du budget annuel, des budgets révisés, des rapports financiers et de la production des états financiers.
  4. Élaborer l’échéancier général de la compagnie (incluant les demandes de subventions, le Festival, les communications, la diffusion) et en assurer le suivi.
  5. Assurer les tâches administratives courantes (courriels, correspondance, assurances) autant pour la compagnie (Toutte est dans toutte) que pour le Festival tout’ tout court, l’Espace Hochelag et pour notre partenaire.
  6. Coordonner et gérer les demandes d’information et les sous-locations ponctuelles de notre espace de répétition (l’Espace Hochelag).
  7. Organiser les rencontres du Conseil d’Administration et l’Assemblée générale annuelle et y assister, rédiger les procès-verbaux, participer à la rédaction du rapport annuel
  8. Effectuer un soutien comptable (numériser les factures, faire l’entrée de données dans le système comptable SAGE, faire la facturation, payer les comptes, faire le suivi des comptes à recevoir, préparer les informations pour la comptable).
  9. Rédiger et transmettre les informations et rapports statistiques de la compagnie auprès des gouvernements.
  10. Assurer le suivi des dossiers et assister la directrice générale.
  11. Assurer le classement des documents et des archives.

Tâches spécifiques pour le Festival tout’ tout court, les projets et spectacles

  1. Promouvoir l’appel de textes annuel, gérer la réception des propositions, organiser les travaux du comité de lecture et communiquer les résultats aux artistes.
  2. Assister la directrice générale et artistique dans ses différentes tâches de programmation.
  3. Préparer les contrats pour les artistes, producteurs, partenaires de diffusion, commanditaires et fournisseurs; assurer les suivis avec l’UDA et les autres organismes.
  4. Coordination de la logistique (liens avec les acheteurs/diffuseurs, gestion de salles, accueil, bar, permis, toilettes, protocole sanitaire) et gestion d’agendas (réunions, répétitions, représentations, locations, etc.).
  5. Programmer et gérer la billetterie en ligne, en collaboration avec le ou la contractuelle aux communications.
  6. Maintenir les liens avec les autorités municipales et les partenaires.
  7. Recruter, en collaboration avec la directrice générale, un.e responsable des communications pour la période du Festival et au besoin pour des projets ponctuels, ainsi qu’une équipe de bénévoles.

Tâches en communications
La personne retenue sera appelée à effectuer certaines tâches de communications, appuyée par un.e collègue responsable des communications pendant les périodes de pointe.

  1. Réaliser le plan de publications sur les réseaux sociaux et gérer les plateformes de médias sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, etc.).
  2. Produire des contenus pour divers types de communication (publications sur les réseaux sociaux, communiqués de presse, infolettres, site web).
  3. Réviser des textes et les bonifier; mettre en page certains documents de présentation.
  4. Faire occasionnellement des relations médias.
  5. Effectuer une veille des outils d’analyse de données (Google Analytics, statistiques Facebook et Instagram, etc.).

Profil de compétences

  • Formation en gestion ou en administration; ou expérience acquise dans des postes similaires.
  • Expérience d’un an dans le milieu culturel, idéalement en arts de la scène.
  • Sens de l’organisation, rigueur, autonomie, initiative, capacité de s’adapter aux changements et de travailler aussi bien seule qu’en équipe.
  • Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise du français écrit.
  • Capacité à travailler dans un environnement PC et excellente maîtrise des outils de bureautique Office (Word, Excel, Outlook) et des outils Google.
  • Atouts : maîtrise de Canva, SAGE et WordPress.

Autres informations :

  • Travail autonome à temps partiel (environ 21h par semaine), sauf en période de festival (temps plein pendant environ 4 à 6 semaines).
  • Ordinateur et logiciels fournis.
  • Souplesse dans l’organisation des horaires de travail.
  • Alternance travail en présentiel et télétravail possible.
  • Entrée en fonction dès que possible.
  • Tarif horaire selon l’expérience.

Prière d’envoyer votre CV et une lettre de motivation d’ici le dimanche 9 mai 2021 à info@touttoutcourt.com. 

L’organisme soutient la parité, l’équité et la diversité au sein de son organisme. Il encourage les personnes issues de toute diversité à déposer leur candidature.